Avec l’expérience, j’ai constaté un phénomène récurrent dans les grandes organisations : une multiplication des réunions, souvent au détriment de l’efficacité réelle du travail. Ce constat n’est pas nouveau, mais il continue à s’aggraver dans certaines structures, malgré les tentatives d’optimisation.

Un usage excessif des réunions

Les réunions ont une utilité claire lorsqu’elles sont bien ciblées : elles permettent de coordonner des équipes, de prendre des décisions collectives ou de partager des informations importantes. Mais lorsqu’elles deviennent systématiques, elles perdent en efficacité. Dans de nombreuses entreprises, on assiste à une prolifération de réunions qui occupent une grande partie du temps de travail, parfois plusieurs heures par jour.

Il arrive fréquemment que des réunions soient programmées “par défaut”, sans objectif précis, avec trop de participants et peu de valeur ajoutée. On y assiste plus par obligation que par nécessité. Résultat : le temps consacré à la concentration, à la production et à la résolution de problèmes diminue.

Conséquences concrètes

Quelques effets que j’ai pu observer :

• Les collaborateurs ont peu de temps pour exécuter leurs tâches de fond.
• La prise de décision est ralentie, car elle dépend souvent d’un prochain échange.
• La surcharge cognitive augmente, avec des journées hachées et peu propices au travail de qualité.
• L’agenda devient un espace de contrainte plutôt qu’un outil de gestion du temps.

Dans certains cas, la culture de l’organisation valorise le fait d’être “occupé” en réunion, ce qui peut créer une confusion entre présence et performance.

Quelles solutions ?

Il est possible d’améliorer cette situation, à condition de remettre en question certaines habitudes.

1. Repenser la nécessité de chaque réunion
   Avant de planifier un échange, il faut se poser une question simple : est-ce qu’un document ou un message écrit suffirait ? Si oui, alors la réunion est probablement inutile.
2. Limiter les participants au strict nécessaire
   Une réunion efficace implique généralement peu de personnes. Il est préférable d’inviter uniquement celles qui ont un rôle actif ou une décision à prendre.
3. Définir un ordre du jour clair et un temps limité
   Toute réunion doit avoir un objectif précis, un déroulé structuré et une durée adaptée. Une réunion de 15 à 30 minutes bien préparée peut être plus utile qu’une heure de discussion vague.
4. Favoriser les temps de travail sans interruption
   Certaines entreprises mettent en place des créneaux protégés (par exemple le matin) pendant lesquels aucune réunion n’est autorisée. Cela favorise la concentration et la productivité.
5. Documenter davantage les décisions
   Le recours à l’écrit (comptes rendus, notes partagées, prises de décision asynchrones) peut limiter le besoin de se réunir et éviter de répéter les mêmes échanges.

Conclusion

Les réunions sont un outil parmi d’autres. Bien utilisées, elles apportent de la clarté et de la cohésion. Mal utilisées, elles deviennent un frein à l’efficacité collective.

Dans les grandes structures, où la coordination est complexe, il est tentant d’ajouter des couches de communication. Mais cela ne remplace pas un cadre clair, une autonomie bien définie et une confiance dans la capacité des équipes à avancer sans validation constante.

La clé n’est pas de supprimer les réunions, mais d’en améliorer l’usage. C’est une question de discipline, de culture d’équipe et de respect du temps de chacun.